展览会上分发的资料包括公司介绍、产品目录、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。资料要管理，管理使用得当，资料可以有效地发挥宣传、推销作用；管理使用不当，资料便会被丢弃、被浪费。资料更控制散发数量、控制散发对象，撤下残损的资料，添加新的补充资料等等。
    据美国的统计显示，50%的人没有目的或者目的不明的人却到处收集资料，最终将所收集的资料留在餐馆饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即便拿到了办公室也是放在资料堆里，等有时间再另看，实际是不会有时间去看的。英国称这类人为“资料收集者”，这些人没有明确目的却到处索取资料，最终可能一扔了之。因此要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。
    1:资料要有针对性地散发
　　可以分层次地向目标观众寄发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的成本低的材料，包括单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料，一般不宜当场提供，最好是寄给客户。
    2:资料放置、控制
　　供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方。不要摆放太整齐或摆放成几何图案，以免参观者误以为是展示而不拿取。可以使用资料架（但是要注意摆放位置，不影响展台工作，也不要影响观众行走）。资料不宜大量堆放，而要均匀散发，可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上不断地添加，以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制，以便整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时，还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料或者在展览还没有结束已无资料可以散发。
    向客户提供贸易资料编印成本一般很高，控制可以严格一些，资料可以放在接待室内或资料柜内，不要让参观者自由拿取，而由展台人员有选择地提供给有价值的、真正要资料的客户。据调查，许多真正的客户往往不愿意携带很多资料，而且基本不翻阅展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料，只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中交谈，在进行贸易细节洽谈时，可以使用有直接关系辅助洽谈的资料。若客户需要资料，可填写索取表。参展企业当天或展后安排邮寄。